Fazer a gestão de uma empresa não é fácil ainda mais nestes tempos difíceis em que vivemos,
o gestor tem de tomar decisões corajosas e difíceis para poder ver a sua empresa a prosperar
mesmo diante de tantas incertezas.
Se você chegou até aqui é porque você quer muito melhorar a gestão da sua empresa, e ver
sua empresa crescer e atingir outros patamares. Quero te elogiar por tirar tempo para buscar
informações de valor que podem ajudar sua empresa a crescer. Nem todo o gestor tem essa
visão que você está a ter agora. Buscar o conhecimento é um passo importante para mudar o
quadro actual do seu negócio.
Acompanhe a leitura deste artigo até ao final que vou lhe mostrar 5 dicas para você melhorar a
gestão da sua empresa. Essas dicas tem ajudado nossa empresa a ter melhores resultados e eu
acredito que assim como tem nos ajudado também pode ajudar a sua empresa.
Chega de conversa e vamos as 5 dicas que eu preparei para você.
1 – Reserve Tempo
Uma das coisas que vejo que tem contribuído significativamente para que muitas empresas
não saiam do lugar e que não cresçam é que o gestor fica muito preso a actividades
operacionais. Se quer ver sua empresa crescer precisa delegar as tarefas operacionais e se
concentrar em actividades estratégicas, são essas actividades que vão trazer resultados
sustentáveis a tua empresa ao longo do tempo.
Mas o que podem ser essas actividades operacionais? São actividades que têm a haver com o
dia a dia da empresa tais como comprar mercadorias para abastecer o stock da empresa,
enviar e-mails, ir ao banco para tratar de um assunto, fazer o atendimento ao cliente, emitir
facturas e recibos, atender aos colaboradores, etc etc.
Eu não quero dizer que estas actividades não são importantes, muito pelo contrário elas são
importantes e contribuem para o bom funcionamento da tua empresa. Mas chega um
momento em que você precisa sair da operação e se focar em actividades que geram mais
valor para a empresa e para os clientes tais como: Criação de novos produtos, parcerias com
outras empresas, marketing, pesquisas de mercado, criação de uma boa oferta para vender o
teu produto, melhorias de processos, entre outras coisas. São estas actividades que vão levar a
tua empresa a um outro nível.
Mas talvez você se pergunte: mas como é que eu vou fazer isso? Siga os passos abaixo para ter uma agenda de alta produtividade:
1- Reserve sempre 15 minutos para fazer o planejamento da sua semana, faça isso de
preferência no domingo a noite.
2- Reserve na semana 3 horas (sem interrupção de qualquer espécie) para você trabalhar nas
atividades estratégicas (aquelas que são importantes, mas não são urgentes).
3- Reserve tempo para as solicitações. Um no final da manhã e outro no final da tarde. Esses
blocos são espaços que você vai reservar para responder as solicitações não previstas.
4- No restante da agenda você alocará o tempo para as suas atividades gerenciais e
operacionais.
2 – Faça um diagnóstico
Você precisa fazer um levantamento geral de quais as areas, actividades e processos que
precisam ser organizadas para o melhor funcionamento da tua empresa.
Eu aconselho você reunir com os teus colaboradores e ouvir deles quais as coisas que precisam
de melhorias dentro da empresa, e quais as sugestões eles dariam para melhorar o quadro
actual da empresa, isso é muito importante porque quando são várias pessoas a darem
sugestões ficamos com um quadro completo do assunto. Escute com muita atenção o que eles
vão dizer, não interrompa nem critique quando eles falaram algo que você não está de acordo.
Mostre verdadeira empatia pelos teus colaboradores.
Outra sugestão seria ouvir as reclamações por parte dos clientes, fornecedores ou parceiros.
Será que os clientes reclamam do atendimento, da qualidade do produto ou do serviço? Será
que os fornecedores não querem mais te vender as mercadorias a crédito porque sua empresa
demora muito tempo para pagar? Você tem multas fiscais porque atrasa no pagamento dos
impostos? As vendas da tua empresa baixaram nos últimos 6 meses?
É muito importante você saber onde sua empresa precisa de melhorar para poder continuar a
crescer. Se você não tiver um quadro da situação actual da tua empresa, nunca vai poder tomar
boas decisões que visam o crescimento da empresa.
Depois de fazer o diagnostico da empresa, precisa partir para o terceiro passo.
3 – Estabeleça Prioridades
Depois de listar todos os problemas que você detetou ao fazer o diagnostico da empresa, agora
você precisa listar estes problemas em ordem de prioridade. Como você pode fazer isso?
Desta lista selecione os problemas mais graves, aqueles que impactam negativamente no
funcionamento da tua empresa, não tente selecionar todos, aconselhamos selecionar apenas 3.
Veje o exemplo abaixo para saber como pode fazer melhor este terceiro passo.
Conforme exemplificado note que a empresa selecionou apenas 3 problemas para resolver: atraso no pagamento salários, atraso nas entregas e desperdício de material. Porque você acha que o atraso de pagamento está em primeiro lugar? Porque se você não paga os salários a tempo e a hora isto tem um reflexo directo na qualidade do produto. Teus colaboradores estarão desmotivados e aumentara a taxa de rotatividade dentro da empresa. Agora que listou as prioridades você precisa definir metas. Precisa de definir um prazo para finalizar estas actividades, precisa escolher quem serão as pessoas envolvidas em realizar a tarefa.
4 – Criei um plano de Acção.
Você já fez o diagnostico e já estabeleceu as prioridades de melhorias, agora é a hora de criar
um plano de ação que visa estabelecer as acções que serão desenvolvidas para poder resolver
os problemas identificados.
Aconselhamos você criar um plano de 12 semanas, porque ele te ajudará a ter clareza sobre o
que é mais importante e a criar um senso de urgência, que demanda imediata ação e elimina a
procrastinação.
Este plano de 12 semanas deve observar 5 critérios:
1 – Mensurável;
2 – Descrita de uma forma positiva;
3 – Realista e desafiadora;
4- Deve ter um responsável;
5 – Deve ter um prazo
No exemplo acima uma das prioridades da empresa é acabar com o atraso nos pagamentos de
salários. Veje abaixo um exemplo da criação de um plano para acabar com este problema:
5– Monitore as actividades
Tem se dito que o que não pode ser medido não pode ser gerido. Depois de realizar as etapas 1,2,3 e 4 você como gestor precisa de acompanhar de perto as actividades planeadas e medir o grau de execução delas e cobrar das pessoas responsáveis por executar determinada actividades.
Veje no exemplo abaixo como você pode monitorar as acções no quadro do exemplo do passo nº 4 :
Repare que agora o mapa está preenchido nas colunas “trabalhou´´ e “concluído´´. E note que score ou o resultado em relação a meta foi de 67%. Para você achar este score precisa dividir o número de actividades concluídas com o número de actividades estabelecida. Neste caso as actividades concluídas foram 2 e o número de actividades estabelecidas foram 3, então é só fazer o cálculo simples 2/3= 0,67 se transformar em percentagem será 67%.
Gerir uma empresa não é fácil, mas para você ter resultados precisa focar nas coisas mais
importantes. Estas dicas que eu listei aqui para você, são dicas que funcionam e eu tenho visto o benefício de aplicar elas no dia a dia na nossa empresa.
Vai levar um certo tempo até você ganhar o ritmo e a prática, mas acredite que se você não desistir e continuar a manter o foco sua empresa obterá resultados melhores.
Estamos juntos!
